Wat is een checklistset?
Een checklistset is de basis voor uw controles in Checkpoint-IC. Hierin legt u vast waar u op controleert: van de indeling in checklists tot de losse vragen die u tijdens een controle beantwoordt.
Hoe is een checklistset opgebouwd?
Een checklistset bestaat uit maximaal vier niveaus:
- Checklistset — de verzameling als geheel.
- Checklist(s) — een checklistset bevat 1 of meer checklists.
- Rubrieken (mappen) — elke checklist bevat 1 of meer rubrieken.
- Meetpunten — elke rubriek bevat 1 of meer meetpunten. Dit zijn de losse vragen of controlepunten die u tijdens een controle beoordeelt.
Een checklist is dus altijd onderdeel van precies 1 checklistset, en vormt de basis voor de controle zelf — zowel voor proces-/organisatiegerichte als voor gegevensgerichte controles.
Hoe wordt een checklistset gebruikt?
Een checklistset wordt gekoppeld aan een bedrijfsproces. Een controlemap wordt vervolgens gekoppeld aan zowel dat bedrijfsproces als aan de checklistset. Binnen een controlemap voegt u deelwaarnemingen toe, waarbij elke deelwaarneming gekoppeld wordt aan 1 checklist uit de checklistset.
Samengevat:
- 1 deelwaarneming heeft dus 1 checklist.
- 1 checklist is altijd opgenomen in 1 checklistset.
- Een checklistset bestaat óf uit 1 checklist (enkelvoudig) óf uit meer dan 1 checklist (meervoudig).
Bij de uitvoering van een controle wordt een deelwaarneming langs de meetpunten van de gekoppelde checklist "gelegd": zo hangen 1 deelwaarneming, 1 checklist, 1 checklistset, 1 controle en 1 bedrijfsproces altijd rechtstreeks met elkaar samen.
Enkelvoudig of meervoudig?
Een checklistset met precies 1 checklist noemt Checkpoint-IC een enkelvoudige checklist. Een checklistset met meer dan 1 checklist noemt Checkpoint-IC een meervoudige checklist. Welke vorm het beste bij uw organisatie past, hangt af van uw situatie — lees de uitgebreide vergelijking in Wat is een meervoudige checklist en wanneer gebruikt u die? en Wat is een enkelvoudige checklist?
Checkpoint-IC levert standaard actuele, kant-en-klare (meervoudige) checklistsets mee, zodat u niet per se zelf hoeft te starten.
LET OP
Gebruik consistent hetzelfde aantal niveaus voor alle checklists binnen een checklistset. Maximaal vier niveaus is meestal voldoende om de controlewerkzaamheden goed te organiseren én om achteraf consistente rapportages over de resultaten te krijgen. Ons advies: hanteer consistent vier niveaus, en doe dat voor alle checklistsets binnen uw organisatie.