Een aantal andere mogelijkheden 

Rapportages

Algemeen

Meerdere controlemappen in één keer in 1 rapport
Handig en snel in de analyse!

De rapporten Interne controle Hoofdniveau en Detailniveau kunnen over vele controlemappen tegelijk in 1 rapport gegenereerd worden waarbij de evaluaties ook over alle massa’s en controlemappen tegelijk wordt uitgevoerd.  Zelfs als zijn er verschillende checklistsets gehanteerd in de controlemappen, dan werkt dit. En dit zal echt fijn werken voor je. 

Zelfs wanneer er binnen het controlejaar van één bedrijfsproces aan diverse controlemappen ook verschillende checklistsets gekoppeld zijn, dan werkt dit nog snel en gemakkelijk.

📣 Vanaf 24 november is extra functionaliteit toegevoegd! (release 3.4)
Er zijn 2 extra rapporten beschikbaar gemaakt die nu ook over meerdere controlemappen tegelijk te genereren zijn met één druk op de knop:

Sorteerrapport ✅
Hieraan zijn direct een aantal extra kolommen met data toegevoegd die het rapporteren en analyseren veel efficiënter maken.

Rapportage per medewerker ✅

Benieuwd naar de nieuwe rapportagemogelijkheden? Vraag één van onze medewerkers om een korte demonstratie.

Voorblad op kop van elk rapport

Generiek voorblad bij alle rapportages
Elke rapportage heeft een generiek “voorblad”.  Dit voorblad is de eerste algemene sectie bovenaan onder de titel van het rapport.

Bij elke rapportage die gedraaid wordt, is deze sectie gelijk qua opbouw en informatie.
Deze algemene sectie bestaat uit een linker en een rechter sectie.

• Linker sectie
  • Informatie van de controlemap:
    • Checklistset
    • Opmerking op de controlemap
    • Aantal voorgenomen deelwaarnemingen
  • Aantal uitgevoerd
  • Aantal niet gestart
• Rechtersectie:
  • Als er filters worden toegepast bij het genereren van de rapportage, dan staan de filters rechtsboven in de algemene sectie van elk rapport. Denk aan gefilterde waarden zoals op:
    • Controleur(s) of Medewerker of Beslisser
    • Checklist
    • Controledatum “Van… “  “Tot en met….”
    • Deelwaarneming (opdracht/proces nr.)

Definities

Definities in rapportages

• Generieke nieuwe kop (of: voorblad):
  • "Aantal uitgevoerd" =
    • Het totaal van het aantal deelwaarnemingen dat niet meer de status "Niet gestart" heeft. Met andere woorden: de deelwaarneming is "In behandeling" genomen, of zit in een "Herstelfase", of is "Afgerond".
  • “Aantal nog niet gestart” =
    • Het totaal van het aantal deelwaarneming in de status “Niet gestart”.
• Sorteerrapport:
  • • “Goed of fout” op een meetpunt
      • "Goed” =
        In dit rapport hanteren we hiervoor dezelfde definitie als de definitie die ook in het “Managementrapport Kwaliteit” bij “Goed (op alle meetpunten), namelijk:
        = geen rood kruis, maar een dubbele blauwe vink (goed met opmerking)
        
        1 deelwaarneming die geen enkel rood kruisje heeft op de meetpunten wordt in het rapport “Managementrapport Kwaliteit” geteld "Goed (op meetpunten)"

• "Bedrag over periode" wordt niet meer gebruikt inmiddels, maar de "Totale Massa" wel
• Er vindt geen herrekening van “Totale massa” naar “Bedrag over periode” meer plaats bij controlemappen die een periode korter dan 12 maanden beslaan ("Maand/Jaar van" ... "t/m Maand/Jaar). De totale massa vertegenwoordigt de massa over die controlemap, ongeacht het aantal maanden (Verslagperiode).

Inrichting velden op deelwaarneming

Standaard velden

Onze standaard velden kunnen worden uitgeschakeld via 'Configuratie'. De velden zijn dan voor niemand meer beschikbaar.  

Extra eigen velden op deelwaarneming

Extra velden kunnen worden aangemaakt onder 'Configuratie' in de controle-applicatie.

🔐 🚩
Let op! Maak geen extra velden aan en wijzig geen bestaande extra velden zonder een uitgewerkt ontwerp / impactanalyse. Bij twijfel, vraag ons om advies.

Let op: als er velden in gebruik zijn in je omgeving, dan adviseren wij je deze niet te hernoemen. Immers er kunnen meer gebruikers in jouw organisatie zijn die de velden nodig hebben. Stem dus altijd eerst goed intern af. Bij vragen of onduidelijkheden, wij helpen je uiteraard verder. 

Weergave van kolommen/ velden

Standaard velden aan- of uitzetten in een weergave geldt ook voor andere Checkpoint-IC gebruikers in jouw organisatie. De velden worden dan niet getoond in een tabel, maar zijn er uiteraard nog wel en kunnen ook worden bewerkt.

Less is more: zorg ervoor dat het aantal kolommen in de tabel met deelwaarnemingen beperkt blijft voor je gebruikers. Dat is altijd makkelijker.

Terug naar boven

Gekoppelde gebruikers in meerdere omgevingen

Één gebruiker heeft ook toegang nodig tot bijvoorbeeld een andere "omgeving" (lees: andere controle-omgeving voor bijvoorbeeld een andere organisatie)?

Één e-mailadres met toegang tot meerdere omgevingen

Via koppelingen tussen jouw "omgeving" en 1 of meer andere "omgevingen" en de bestaande gebruiker kan één gebruiker toegang krijgen tot meerdere "omgevingen".

Bijvoorbeeld handig in een samenwerking waarin je bepaalde gebruikers natuurlijk maar 1 keer wilt aanmaken maar daarbij toegang wilt geven tot (ook) een andere "omgeving".

• Inloggen met 1 gebruikersnaam en wachtwoord
• Toegang tot meerdere omgevingen.
• Per omgeving een rechtenprofiel in te stellen
• Als er meerdere omgevingen gekoppeld zijn, dan krijgt de gebruiker na het inloggen de keuze in welke omgeving hij/zij wil inloggen en verder gaan.
  

Aanmaken gekoppelde gebruikers kan alleen door onze Servicedesk

Gekoppelde gebruikers kunnen alleen door Checkpoint-IC worden aangemaakt via een verzoek aan onze Servicedesk.

Binnen jouw organisatie is veelal een collega als eigen "interne beheerder" van Checkpoint-IC "benoemd". Deze collega kan via een verzoek bij onze Servicedesk gekoppelde gebruikers laten aanmaken door Checkpoint-IC. In dit verzoek moet per bestaande gebruiker (naam, e-mailadres) aangegeven worden voor welke omgeving(en) en met welk rechtenprofiel de gekoppelde gebruiker(s) door Checkpoint-IC aangemaakt moeten worden.  Dit verzoek kan worden ingediend via e-mail.

Paar voorbeelden van de mogelijkheden

Gebruiker A is in omgeving B aangemaakt. De rechten van deze Gebruiker A  in omgeving B zijn op gebruikersniveau ingesteld op "Toevoegen/bewerken". 

Gebruiker A moet ook toegang krijgen in omgeving C, D en E.  In omgeving C en D moet gebruiker A "Alleen lezen" rechten hebben en in omgeving A en E  "Toevoegen/bewerken" rechten. 

Autorisatie in nieuw gekoppelde omgevingen instellen

Toegang tot andere omgevingen kan met onze functionaliteit "gekoppelde gebruikers" worden ingeregeld. Nadat de gekoppelde gebruikers zijn aangemaakt is het belangrijk dat u zelf de rechten op gebruiker en de rechten op bedrijfsprocessen en controlemappen naloopt en naar eigen inzicht aanpast zodat de gekoppelde gebruiker de juiste rechten in de nieuw gekoppelde omgeving heeft.

→ Klik hier voor meer informatie over rechten in Checkpoint-IC......

Nieuwe gebruiker? Dan kan deze zelf een nieuw wachtwoord instellen via "Uw wachtwoord vergeten"
Als de gebruiker nog niet eerder bestond, dan kan de gebruiker zelf via "Uw wachtwoord vergeten" een nieuw wachtwoord instellen en daarna inloggen. Meer informatie daarover vind je hier.

Ons advies

Maak autorisaties/rechten per gebruiker per instantie niet te complex.

Houd het simpel: hanteer symmetrie voor consistent beheer in de toekomst.

Komt u er niet uit? Vraag ons.